Sujuvat kokouskäytänteet digiaikakaudella

Olen vanha järjestöjyrä. Minulla on erittäin vankka kokemus kokouksiin matkustamisesta ja kokouksissa istumisesta. Nykyiseen etätyöhöni kuuluu päivittäin lukuisia verkkokokouksia, joista ei välillä edes huomaa, että ne ovat kokouksia. En vähättele ihmisten kasvokkaisen kohtaamisen merkitystä, mutta haluaisin myös kumota harhaluulot verkkokohtaamisen huonommuudesta.

Tämän päivän työelämässä ja järjestötoiminnassa aika on niukkuustekijä. Ajan ja luonnonvarojen käyttäminen matkustamiseen pitäisi aina olla tarkkaan harkittua. Edelleen sujuvien verkkokokouskäytänteiden taitajat ovat harvassa – onneksi sentään tämän alan osaaminen ja into oppia ovat selvästi lisääntymässä.

IMG_00000016

Jaetut dokumentit ja etäyhteys vähentävät kokousmatkustamista.

Perinteisissä kokouskäytänteissä piileviä ongelmia:

  • matka-aika (yhden pitkän kokousmatkan aika riittää sujuvien verkkotyöskentelyn taitojen opetteluun)
  • vaikka paperikirjeistä on siirrytty sähköpostin liitetiedostoihin, kokousasiakirjojen suhteen työn sujuvoituminen on vähäistä
  • ihmiset istuvat liikaa
  • työskentelymalli on usein hierarkinen, koolla oleva inhimillinen potentia jää hyödyntämättä
  • toteutusta vaativat asiat etenevät hitaasti tai ne kaatuvat kilttien ahkerien ihmisten harteille

Miten sitten sujuva verkkoa hyödyntävä kokous sujuu?Ensinnäkin vähennetään ja lyhennetään kokouksia mahdollisimman paljon (kiitos tämän itsestään selvän asian muistuttamisesta kuuluu Facebook-keskustelulle ja siellä Janne Koposen kommentille). Tämä toimintamalli on hyväksi havaittu:

  • avataan jaettu verkkodokumentti, johon kaikilla on muokkausoikeus, dokumentti sijoitetaan jaettuun kansioon, jonne voidaan lisätä muita oleellisia dokumentteja
  • dokumentti nimetään selkeästi ja niin, että jo nimestä kaikki tietävät, mistä on on kyse
  • dokumentissa käytetään otsikkotyylejä, sisällysluetteloa ja blogimaista kirjaamismallia, jolloin uusin muistio tulee ylimmäksi
  • dokumentin pääotsikon alle kootaan kaikki oleelliset linkit, kuten verkkokokoustilan osoite, muiden oleellisten verkkopaikkojen linkit, henkilöitten yhteystiedot yms.
  • ennen kokousta jaettuun dokumenttiin kirjoitetaan kokousmuistion luonnos ja osallistujille annetaan sopivia ennakkotehtäviä, kuten kirjoittaa vastaus johonkin kysymykseen (jokainen valmistautuu, yhteistä aikaa ei tuhlata rutiiniasioihin)
  • kokousaika sovitaan edellisessä kokouksessa tai Doodlella
  • kokouksesta muistutetaan sähköpostilla, sähköpostissa on linkki jaettuun dokumenttiin, verkkokoustilan osoite ja yhteyshenkilön yhteystiedot (työsähköpostissa pitäisi aina olla lähettäjän yhteystiedot, sillä puhelinnumeroitten etsiminen on nykyaikana työlästä)
  • kokousaika merkitään myös yhteiseen kalenteriin ja kalenterimerkinnässä on linkit jaettuun dokumenttiin sekä kokoustilaan
  • ihmiset ilmoittavat, jos eivät pääse kokoukseen tai myöhästyvät, odottelu ja poissaolijoitten erillinen briiffaaminen vievät arvokasta työaikaa
  • kaikki kirjoittavat muistiota kokouksessa
  • kokouksen vetovastuuta voidaan kierrättää
  • kokouksissa voi seisoa ja ellei tarvitse kirjoittaa, voi kävellä, polkea kuntopyörää, keikkua tasapainolaudalla
  • kokoukseen kuuluu mukavaa jutustelua, vapaa henki, kuuntelua; kun kokousrutiinitovat selkeät, voidaan yhdessä olo käyttää tarpeen mukaan tehokkaasti pelkkiin asioihin, mutta usein tällaisissa verkkokokouksissa hersyy huumori ja päästään yhteisölliseen flow-tilaan
  • hyvin organisoidut verkkokokoukset ovat omalla työurallani olleet verrattuna perinteisiin kokouksiin mukavia, tehokkaita, luovia ja innostavia.

Kiteytin perinteisen kokouskäytännön ja hyvin organisoidun verkkokokouskäytännön erot alla olevaan kuvaan. Me ideatarhurit olemme näitä taitoja opetelleet tietoisesti useita vuosia. Osaamme myös opettaa sujuvien verkkokokousten toteuttamisen taitoja halukkaille. Kun verkkotyöskentelystä tulee arkea, kokousmatkustamiseen ja istumiseen ei tee mieli palata.

27.3.2015 Anne Rongas

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s