Jaettu kalenteri yhteisen työnteon tukirankana

Rutiinit keventävät kognitiivista kuormaa. Tiimityöskentelyssä yhteisten rutiinien luomiseen ja muokkaamiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä hyvin toimiva rutiini on kuin rasvaa koneistoon.

Olemme omassa tiimissämme käyttäneet jaetua kalenteria sekä jaettuja kelenterimerkintöjä koko ajan. Kun tarkemmin keskustelimme asiasta, huomasimme, että eri ihmisten henkilökohtaiset käyttöliittymät ja toimintatavat pitää sovittaa tarkemmin siihen, miten jaettu työskentely toimii.

Aluksi loimme tiimille oman kalenterin ja merkitsimme siihen yhteiset tapahtumat. Periaatteessa. Huomasimme, että osa noudatti toisaalla syntynyttä rutiinia kutsua jokainen kalenteritapahtumaan eli merkintä syntyikin henkilökohtaiseen kalenteriin tiimikalenterin sijaan. Kutsuun piti myös vastata, jotta se näkyi omassa kalenterissa. Kutsu ei välittynyt välttämättä sähköpostiin, jos tapahtuman lisääjä ei lähettänyt kutsuja. Kaikki eivät myöskään saaneet mobiililaitteellaan toimimaan useiden jaettujen kalentereiden näkymistä. Seurauksena oli se, että osalla kaikki yhteiset kalenterimerkinnät toimivat hyvin, osalla jokin jäi huomaamatta. Kun havaitsimme nämä, päätimme yhteisen käytännön.

Kalenteri on mielikuvissa henkilökohtainen työkalu. Työkäytössä henkilökohtaisuudesta on hyvä luopua osittain. Kalenteri voi nimittäin olla todella tehokas yhteisen työnteon rutiinin tukiranka. Hyvää toimintamallia on syytä viritellä ja säätää. Se, mikä toimii yhdessä kalenterijärjestelmässä, yhdessä tapauksessa ja yhdellä tiimillä, ei toimi toisaalla. Kalenterirutiinien virittelyyn kannattaa käyttää aikaa, sillä kyse on toistuvasta toiminnasta. Viikoittainen ajansäästö kertautuu ajan myötä merkittäväksi.

Millaisia hyviä kalenterikäytänteitä sinä olet oppinut?

Kuvassa muutama Ideatarhuri-tiimissä havaittu viisaus hyvän kalenterimerkinnän tekemiseen Google-kalenterissa.

Voila_Capture 2016-01-10_07-36-45_ip

Epäviralliset ideat

17579861280_d439cb2867_z

Ideatarhureiden Tuuliomiitin nyyttikestipöytä vuodelta 2013

Haaveilin aikoinaan yhdellä työpaikalla, että olisimme siirtyneet kävelykokouksiin. En muista enää, uskalsinko edes ehdottaa sellaista. Ainakin suunnittelin moneen kertaan. Ja hyvin muistan sen kehittämispäivän, kun kävelykokoustimme: unohtumatonta.

Olimme loppiaisen alla Otavan Opiston kehittämispäivillä Järvisydämessä Rantasalmella. Savolaiseen tyyliin tarjottu illallinen kesti kolmatta tuntia. Siinä ehti pöytäseurueessa ideoida jos jotain. Yksi ideasiima johti kotikeittiöön. Huokauksia siitä, mitä ruokia napero-osasto hyväksyy tai itse osaa laittaa tai ehtii laittaa.

Reseptien jakaminen on varmaan yksi vanhimpia jakamisen kulttuurin alueita (somen esihistoriaa). Ei ihme, että netti on nykyisin loputon keittokirja. Silti, kuten juttelimme, tulee kokattua ja leivottua aina vain samoilla resepteillä vuodesta toiseen. Kun hyvin testattuja ja toimivia arkisia reseptejä vaihdetaan keskenään, ilo jakautuu. Hyvä ruoka, parempi mieli. Sujuvat reseptit ovat myös arjen ja ajankäytön hallintaa. Hyvillä resepteillä on kytkös hyvinvointiin. Kunnon perusruoka, itse tehty, perusraaka-aineista – se pitää kehon ja mielen kunnossa.

Reseptien jakaminen ja keittiöjuttelukset ovat sosiaalista hyvää. Opiston omissa tapahtumissa yhdessä syöminen ja aika usein myös yhteinen ruuanlaitto ovat olleet keskeisiä sen ajan, mitä olen itse häärinyt mukana.

Ajellessani kehittämispäiville kuuntelin analyysiä siitä, miksi mummot ovat nosteessa nyky-Suomessa, miksi esimerkiksi palkataan toimistomummoja. Kvartaalitalouden ja säästö-leikkaus-kuritus-yhteiskunnan työelämä on mennyt raiteiltaan. Mummot palauttavat perusasioihin.

Epävirallinen työyhteisössä voi olla juuri se, joka vie voittoon. Se voi luoda yhteisöllistä liimaa, vahvistaa me-henkeä, meisyyttä. Se voi välittää keskinäistä hyväksyntää ja käynnistää yhteiskehittelyn generaattorin. Joskus hidas voi olla nopeaa (lukekaa hyvät ihmiset Michael Enden Momo). Joskus toissijaiselta näyttävä, epävirallinen, voi tuottaa jotain, josta seuraa runsain mitoin halpaa, hauskaa ja hyödyllistä. Vapaan sivistyön opisto toimii parhaimmillaan omien oppiensa ja arvomaailmansa mukaan. Sanoista tekoihin, ei tästä mitään heti mitattavaa hyötyä ole, mutta iloa, yhteenkuuluvuutta, jaettua vertaisoppimista – eikä sitä tiedä, mitä sitten seuraa. Vaikka myyntihitiksi nouseva keittokirja tai innovointikursseja keittiössä.

Sovimme suljetun FB-ryhmän. En siis linkitä tähän. Sisäisesti avoin. Avoimuus voi olla moniasteista. Joskus sisäisesti avoin voi olla parhainta.