Jaettu kalenteri yhteisen työnteon tukirankana

Rutiinit keventävät kognitiivista kuormaa. Tiimityöskentelyssä yhteisten rutiinien luomiseen ja muokkaamiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä hyvin toimiva rutiini on kuin rasvaa koneistoon.

Olemme omassa tiimissämme käyttäneet jaetua kalenteria sekä jaettuja kelenterimerkintöjä koko ajan. Kun tarkemmin keskustelimme asiasta, huomasimme, että eri ihmisten henkilökohtaiset käyttöliittymät ja toimintatavat pitää sovittaa tarkemmin siihen, miten jaettu työskentely toimii.

Aluksi loimme tiimille oman kalenterin ja merkitsimme siihen yhteiset tapahtumat. Periaatteessa. Huomasimme, että osa noudatti toisaalla syntynyttä rutiinia kutsua jokainen kalenteritapahtumaan eli merkintä syntyikin henkilökohtaiseen kalenteriin tiimikalenterin sijaan. Kutsuun piti myös vastata, jotta se näkyi omassa kalenterissa. Kutsu ei välittynyt välttämättä sähköpostiin, jos tapahtuman lisääjä ei lähettänyt kutsuja. Kaikki eivät myöskään saaneet mobiililaitteellaan toimimaan useiden jaettujen kalentereiden näkymistä. Seurauksena oli se, että osalla kaikki yhteiset kalenterimerkinnät toimivat hyvin, osalla jokin jäi huomaamatta. Kun havaitsimme nämä, päätimme yhteisen käytännön.

Kalenteri on mielikuvissa henkilökohtainen työkalu. Työkäytössä henkilökohtaisuudesta on hyvä luopua osittain. Kalenteri voi nimittäin olla todella tehokas yhteisen työnteon rutiinin tukiranka. Hyvää toimintamallia on syytä viritellä ja säätää. Se, mikä toimii yhdessä kalenterijärjestelmässä, yhdessä tapauksessa ja yhdellä tiimillä, ei toimi toisaalla. Kalenterirutiinien virittelyyn kannattaa käyttää aikaa, sillä kyse on toistuvasta toiminnasta. Viikoittainen ajansäästö kertautuu ajan myötä merkittäväksi.

Millaisia hyviä kalenterikäytänteitä sinä olet oppinut?

Kuvassa muutama Ideatarhuri-tiimissä havaittu viisaus hyvän kalenterimerkinnän tekemiseen Google-kalenterissa.

Voila_Capture 2016-01-10_07-36-45_ip

Sujuvat kokouskäytänteet digiaikakaudella

Olen vanha järjestöjyrä. Minulla on erittäin vankka kokemus kokouksiin matkustamisesta ja kokouksissa istumisesta. Nykyiseen etätyöhöni kuuluu päivittäin lukuisia verkkokokouksia, joista ei välillä edes huomaa, että ne ovat kokouksia. En vähättele ihmisten kasvokkaisen kohtaamisen merkitystä, mutta haluaisin myös kumota harhaluulot verkkokohtaamisen huonommuudesta.

Tämän päivän työelämässä ja järjestötoiminnassa aika on niukkuustekijä. Ajan ja luonnonvarojen käyttäminen matkustamiseen pitäisi aina olla tarkkaan harkittua. Edelleen sujuvien verkkokokouskäytänteiden taitajat ovat harvassa – onneksi sentään tämän alan osaaminen ja into oppia ovat selvästi lisääntymässä.

IMG_00000016

Jaetut dokumentit ja etäyhteys vähentävät kokousmatkustamista.

Perinteisissä kokouskäytänteissä piileviä ongelmia:

  • matka-aika (yhden pitkän kokousmatkan aika riittää sujuvien verkkotyöskentelyn taitojen opetteluun)
  • vaikka paperikirjeistä on siirrytty sähköpostin liitetiedostoihin, kokousasiakirjojen suhteen työn sujuvoituminen on vähäistä
  • ihmiset istuvat liikaa
  • työskentelymalli on usein hierarkinen, koolla oleva inhimillinen potentia jää hyödyntämättä
  • toteutusta vaativat asiat etenevät hitaasti tai ne kaatuvat kilttien ahkerien ihmisten harteille

Lue loppuun

FlowDay – optimaalista työfiilistä jahtaamassa (havaintoja)

Tähän mennessä olen löytänyt FlowDay-kokeilussani muun muassa seuraavia kuvioita tai käyttäytymismalleja normaalia laajemmista työaikakirjauksistani. Ohessa aivan ensimmäisen demon luonnos.

Nämä ja muut alustavat havainnot voisi epäilemättä päätellä ilman kirjanpitoakin eivätkä ole mitään rakettitiedettä. Mutta ainakin miesten aivot tuntuvat toimivan siten, että luvut ja tilastot jotenkin hahmottavat asioita 🙂 Samalla havainnot ovat saaneet itseni aktiivisesti muuttamaan useita työkäytäntöjäni muutamassa kuukaudessa.

  • Etäneukkarien negatiivinen vaikutus hankehakemusten kirjoitteluun
  • Somea sellaisenaan ei oikein enää ehdi tai jaksa
  • Ei kannata autoilla flunssassa konferenssiin

Lue loppuun

FlowDay – optimaalista työfiilistä jahtaamassa (esittely)

Otavan Opistolla ja ideatarhureilla on ollut pitkään joukko kokeiluja, joita yhdistää hyvin avarakatseisesti työntekijän sekä tiimin työhyvinvointi. Yksinkertaisimmillaan Opistolla ei ole varsinaista työaikaa. Viikon keskimäärin 36,25 tuntia saa tehdä aamuisin ennen kuin muut tulevat työvälineiden ääreen, iltamyöhään tai vartin pätkissä. Tiimeillä on myös kokeiluja, joissa työntekijä saa tehdä kerran viikossa tai kuukaudessa mitä huvittaa ikään kuin vapaa-ajalla – malli jolla esimerkiksi Google on kehittänyt monia menestystuotteitaan.

Hieman monitahoisemmissa kokeiluissa testaamme itsellämme esimerkiksi tiimin taitopalettia ja OECD:n määrittelemiä tulevaisuuden ydinkompetensseja (PDF). Miten tiimi voisi toimia kuten yksittäinen pelaaja vaikkapa roolipelissä: kootaan joukko pelaajahahmoja, joilla on erityisominaisuuksia ja toisaalta täydentävät toisiaan. Opistolla OECD-kompetensseja on tutkinut erityisesti Jukka Tikkanen.

Fyysinen itsensämittaaminen (quantified self) on yleistynyt Suomessakin muutamassa vuodessa. Seuraava vaihe on uskoakseni henkinen itsensämittaaminen sekä erilaiset henkistä kuntoa mittaavat mobiilisovellukset. Lue loppuun